Actima – система планування та контролю робочого часу. Формування графіків роботи персоналу.

Однією з ключових проблем у сфері керування персоналом, особливо для роздрібних мереж, АЗС, компаній з розгалуженою філійною структурою, є складність формування графіків роботи вручну. Цей процес зазвичай включає:

• Великі витрати часу – менеджерам або HR-відділу доводиться вручну розподіляти зміни, враховувати відпустки, лікарняні та інші відсутності.
• Ризик помилок – людський фактор призводить до неточностей у графіках, що може спричинити переробки або недопрацювання.
• Негнучкість – зміни в графіку (наприклад, тимчасовий перевід працівника в іншу точку) потребують додаткових зусиль.
• Складність контролю – порівняння запланованого та фактичного часу роботи без автоматизації є трудомістким.
• Відсутність прозорості – працівники можуть не розуміти, чому їхні графіки змінюються, що призводить до невдоволення.

Впровадження Actima значно спрощує процес планування робочого часу та його обліку, забезпечуючи централізовану автоматизацію та зменшуючи час, витрачений на створення і коригування графіків.

Інструмент «Табель директора торгової точки» є єдиним інтерфейсом, де можна планувати гнучкі, фіксовані та індивідуальні графіки роботи працівників, а також організовувати тимчасовий підробіток в іншій точці або на іншій посаді у власному магазині (актуально для роздрібних мереж). Планування здійснюється за шаблоном, з можливістю прив’язки початку графіків до конкретного дня тижня або числа в місяці. Використання режимів змінності з різними графіками (різними часами початку та закінчення роботи, а також початку/завершення перерви, періоду приходу/відходу) дозволяє гнучко налаштувати робочий режим відповідно до потреб.

Фіксація фактично відпрацьованого часу може здійснюватися за допомогою біометричного терміналу на основі відбитка пальця або за допомогою мобільного додатку Actima Mobile. Для підкреслення уваги керівника на порушеннях використовуються «підсвітки» кольором або жирним шрифтом, щоб зазначити невідповідність запланованого і фактичного графіків.

Вручну планувати графіки роботи персоналу – це складний, трудомісткий процес, що вимагає значних ресурсів та може призводити до помилок. Однак завдяки Actima, цей процес стає набагато простішим, точнішим і ефективнішим. Автоматизація планування, фіксації часу та підсвітки порушень допомагає зменшити операційні витрати, підвищити прозорість і точність обліку робочого часу, а також забезпечити економію на оплаті праці. Впровадження такої системи є важливим кроком до підвищення ефективності бізнесу та зменшення адміністративних витрат.