Всем известно, что в Украине по законодательству предусмотрено официальное трудоустройство всех сотрудников предприятия. Происходит это на основе кодекса законов о труде, сокращенно – КЗоТ. Но давайте разберемся подробнее.
Коротко об оформлении трудовых отношений
Оформление трудовых отношений между работником и работодателем происходит по определенной процедуре, где на основании заявления и предоставленных документов от сотрудника специалист кадровой службы предприятия оформляет приказ о приеме на работу, составляет сообщение о принятии работника, оформляет и заполняет трудовую книжку, заполняет личную карточку, формирует личное дело работника и знакомит с локальными документами: правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, должностной инструкцией и тому подобное. Далее специалисты смежных отделов, например – бухгалтерия, вносят данные нового сотрудника в зарплатную ведомость, назначают заработную плату в соответствии с уровнем квалификации; специалист по охране труда проводит инструктаж и так далее.
В зависимости от направления работы предприятия могут оформляться и более специфические документы, регулирующие особенности процесса выполнения обязанностей новым работником.
Что, если нарушен процесс оформления?
В случаях, когда нарушается процесс оформления или условий труда на предприятии, работник имеет право пожаловаться в соответствующие органы, тем самым инициировать неплановые проверки работодателя на соблюдение всех требований относительно официального трудоустройства своих работников.
В результате на предприятие придут с ревизией. И в связи с несовершенством законов о трудоустройстве, найти нарушения в оформлении документов или условиях труда не составит проблем.
Но часто и сами работодатели нарушают требования по оформлению и условиям труда. Соответственно, за те или иные нарушения предусмотрены штрафы.
Пример для наглядности
За оформление работника на неполный рабочий день при фактическом выполнении работы полный рабочий день штраф составляет 125 190 грн. за каждого сотрудника (согласно ст. 256 КзоТ на 2019 год). Учитывая тот факт, что переработки или особенности того или иного вида деятельности имеют место, то вполне вероятным является и то, что оформленный на неполный рабочий день работник фактически будет работать полный рабочий день, а может и больше, даже несмотря на отсутствие четкого графика.
Также существует ситуация, связанная с увольнением сотрудника: в день официального увольнения с работником должен быть произведен окончательный расчет, который предусматривает выплату зарплаты за фактически отработанное время до увольнения включительно, выходного пособия, компенсации за все неиспользованные дни отпуска. Об этом знают все, но нарушения все же допускаются. Кто-то допускает их сознательно, с целью экономии, кто-то – по неосознанности, только потом оправдываясь. В любом случае, нарушения требований или просрочки по вине работодателя ведут к нарушению Закона о Труде. Если работодатель несвоевременно выплатит причитающиеся уволенному работнику суммы, то он должен будет выплатить работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета (согласно ст.117 КЗоТ).
Кроме того, в случае несоблюдения указанных требований, к работодателю применят санкции, предусмотренные абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ. За нарушение сроков расчета наступает административная ответственность, что ухудшает финансовое положение работодателя и, конечно, негативно повлияет на его репутацию.
Как предупредить о рисках возможных штрафов и санкций?
Чтобы ускорить процесс оформления документов и детализировать информацию о работе сотрудника рекомендуем вести табельный учет в системе «Actima».
Система «Actima» – украинская разработка, созданная с учетом украинского законодательства и дает возможность:
На основе реальных данных и полноценного применения системы «Actima» есть реальная возможность отслеживать все нарушения, заранее предусматривать и осуществлять комплекс мер, позволяющих избежать возможных штрафов и санкций, применяемых уполномоченными органами.
Хотелось бы напомнить…
В итоге хотелось бы напомнить, что каждый человек склонен к подобным ошибкам или просчетам, но это лишь человеческий фактор. Его можно минимизировать благодаря внедрению системы управления и контроля рабочего времени персонала, что обеспечит очевидный эффект как для отдельных специалистов (уменьшение количества ручных операций, повышения производительности специалистов кадровых служб и т.д.), так и для предприятия в целом (снижение уровня фонда оплаты труда, оптимизация расходов на персонал и др.)
По состоянию на 24.12.2019 предусматривается повышение минимальной заработной платы до 4723 грн. / мес. с 01.01.2020 года (в соответствии с пп.4 п.2 ст.41 Бюджетного кодекса до вступления в силу Закона о Государственном бюджете Украины на текущий бюджетный период), что автоматически повышает уровень штрафных санкций.
